Waarom een ambtelijk secretaris voor de OR?

Ooit wel eens gedacht om een ambtelijk secretaris aan te stellen als OR? Een OR kan enorm veel profijt hebben van een ambtelijk secretaris, maar niet alleen de OR ook de hele organisatie. Liefst een ambtelijk secretaris die ook een adviesrol kan oppakken. In deze rol kan een ambtelijk secretaris een belangrijke functie hebben bij de besluitvorming in de organisatie.

Een ambtelijk secretaris die zich als adviseur van de OR profileert kan de OR op drie terreinen ondersteunen:

Bij het toepassen van de regels van het spel;
Bij het proces van besluitvormiung in de OR en met de bestuurder;
Bij het inhoudelijk op het spoor houden van de OR.

Als gevolg daarvan wordt een OR een steviger gesprekspartner in het overleg en biedt daarom meerwaarde voor het besluitvormingsproces. Besluitvorming vanuit meerdere perspectieven leidt namelijk meestal tot betere besluitvorming.

Inhoudelijke ondersteuning

Inhoudelijk kan de ambtelijk secretaris de OR op meerdere manieren op het spoor houden:

De inhoud structureren door goede agenda’s, verslagen en projectplannen met een duidelijke rode draad te maken;
Informatie aandragen uit de buitenwereld die de OR een breder beeld kan geven van vraagstukken.

Als de OR beter weet wat hij inhoudelijk bij bepaalde besluiten in de organisatie wil bereiken dan zal de OR meer invloed hebben op het denken over deze besluiten bij de directie. De OR zal dan een duidelijke reden hebben als hij iets anders wil dan de directie. Andere gezichtspunten vanuit andere belangen inbrengen in de besluitvorming is de taak van de OR. Dit leidt dan uiteindelijk tot betere besluiten.

De ondersteuning van ambtelijk secretaris moet wel gericht zijn op het helpen van de inhoudelijke discussie in de OR. Enige alertheid bij de OR is wel gewenst op een valkuil voor de ambtelijk secretaris. Heeft deze zelf een sterke eigen mening over een vraagstuk of uitgesproken ideeën over een mogelijk oplossing dan kan hij of zij snel de rol van de OR overnemen.

Proces ondersteuning

Om dat inhoudelijke gesprek over een goed advies aan te kunnen gaan moet de OR het gesprek onderling goed kunnen voeren. In de gereedschapskist van ambtelijk secretaris zitten allerlei instrumenten die de OR met hun eigen besluitvorming kan helpen. Ook het gesprek met de directie is vaak een uitdaging voor de OR. Ook daarvoor heeft een een goede ervaren ambtelijk secretaris gereedschappen in huis. Een OR die weet hoe hij resultaat kan halen draagt meer bij aan een de besluitvorming in de organisatie.

Soms loopt het proces niet lekker tussen OR en directie. De ambtelijk secretaris kan, in het geval van dreigende spanningen, mogelijk een de-escalerende rol spelen. Dit vergt ook een goede relatie met de bestuurder en de HR-manager o.a. Deze rol wordt moeilijk als de ambtelijk secretaris zich teveel identificeert met de OR.

Spelregels

Elk spel heeft regels nodig. Voor de medezeggenschap staan de voornaamste regels in de WOR. Deze regels moeten helpen om het proces goed te houden en resultaten op de inhoud te behalen. Daarin kan de ambtelijk secretaris niet alleen de OR, maar ook de bestuurder scherp houden. De ambtelijk secretaris moet alleen niet de wedstrijd dood fluiten. Dus een goed ambtelijk secretaris heeft vooral ook inzicht in hoe het spel gespeeld wordt. Goede relaties met zowel OR als bestuurder maken dat de ambtelijk secretaris zijn of haar rol hierin goed kan spelen.

Onafhankelijke positie

Een onafhankelijke positie is een zeer belangrijke randvoorwaarde voor een ambtelijk secretaris die de rol van adviseur op zich neemt. Deze heeft daarom veel vrijheid van handelen nodig en een eigen scholings- en ontwikkelingsbudget. Daarmee kan de ambtelijk secretaris bijvoorbeeld intervisie organiseren met andere ambtelijk secretarissen, om aan elkaars ontwikkeling te werken. Een procesbegeleider komt namelijk heel vaak voor verrassingen te staan. Reflectie op het handelen is dan een noodzakelijke randvoorwaarde om goed te kunnen blijven functioneren.

Is deze ambtelijk secretaris in dienst van de onderneming dan is het ook belangrijk duidelijke afspraken te maken met de formeel leidinggevende om deze onafhankelijkheid te waarborgen.

Zoek je een goede ambtelijk secretaris, zoek er dan een die niet alleen kan structureren en de regels goed kent, maar vooral een die weet hoe het spel gespeeld moet worden. Gebruik die vaardigheden van de ambtelijk secretaris als OR dan ook. Daar kan het overleg en de kwaliteit van de besluitvorming zeer van opknappen.